Quelles solutions pour tenir mon AG a distance ?
Si cela est possible, il est préférable de reporter votre Assemblée générale, le délai étant prolongé jusqu’au 10 septembre pour permettre aux membres d’échanger valablement sur la gestion de l’ASBL et présenter un budget qui tienne compte des conséquences de la crise sanitaire.
Toutefois, tenir son assemblée générale à distance, c’est possible. Cette Assemblée générale devra respecter les conditions habituelles d’une AG (convocation ET documents prévus à l’ordre du jour tels que comptes, budget prévisionnel, rapport d’AG de l’année précédente, liste de candidatures au CA…). Les quorums de présence restent d’application ainsi que les règles relatives aux procurations, majorité des présents ou représentés, etcétéra.
Si la logistique en amont ne change pas, la formule « dématérialisée » pourrait vous tenter.
Vous devrez être vigilant(e) à permettre les échanges et questions.
Quels outils alors ?
Les emails bien sûr, mais vous risquez d’avoir de très nombreux échanges qui pourraient se croiser.
La vidéoconférence : très à la mode, les plateformes de visioconférences ne manquent pas : Skype, Zoom, Hangouts, Whereby, Teams et WhatsApp (disponible en version de bureau) pour ne citer qu’eux.
Souvent, il n’est plus nécessaire que tous les utilisateurs aient un compte. Le gestionnaire de la réunion envoie un lien à ses invités qui se joindront à la réunion en ligne à la date et l’heure définies.
En misant sur l’autodiscipline et le respect de chacun, en distribuant la parole et pourquoi pas en l’accompagnant de la messagerie instantanée, cette solution semble la plus appropriée et la moins coûteuse à mettre en place, bien que tous ne soient pas 100% gratuits. Certains de ces outils vous permettront de créer un sondage en cours d’échanges. Cette option pourra être intéressante pour, par exemple, procéder aux élections d’administrateurs.
Pour les votes, vous pouvez aussi créer un sondage en ligne et l’envoyer par email ou lien internet à vos participants. Vous trouverez de nombreux outils de sondage en ligne tels que SurveyMonkey ou Lime Survey. Petit bémol : la gestion des réponses avec ou sans procuration sera d’autant plus compliquée que chaque personne ayant le lien pourra se connecter autant de fois qu’elle le souhaite. De plus, ces outils ont un coût.
Face à ces solutions classiques, des outils spécifiques « tout-en-un » existent. Easyquorum ou Neovote vous permettent, moyennant finances, de gérer votre Assemblée générale dématérialisée, depuis la convocation jusqu’à la séance en visioconférence, en passant par le chargement des documents téléchargeables par vos membres et le vote en ligne.
Il s’agit ici d’une liste non exhaustive de formules pour vous permettre de tenir votre Assemblée générale à distance. À vous de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins, mais aussi à vos moyens.
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